
一、规范合同签订与履行的风险防范机制
1、合同签订前严格审查缔约主体资格及代理人资格。
经营中涉及到有一部分合同是和外地企业签订的,由于对其了解上的局限性,所以在签订合同前,我们通过调查其工商档案来得知其是否具有法人资格,出资是否到位,目前企业是否处于歇业、停业、破产、或是正在注册中等相关信息,当然我们也会通过其他途径来获知其他更重要的信息。值得一提的是有的代理人常以空白合同对外签订合同,此时更要审查对方的主体资格问题。
通常签订的合同是双方代理人之间的接触,所以审查签约一方代理人资格尤为重要,首先要看对方出示的授权委托证明的内容是否具体明确,如果仅仅写明购买设备、或是联系业务等等含糊之词,这个代理人的资格应是受到一定的影响,我们此时就会格外注意;其次看其有效时间,是否已经过期;三是看其是否有企业的盖章及法定代表人的名章。
2、缔约主体的资信调查。
企业的资信关系到其是否能依据诚信原则去履行合同,是否能完全履行合同等问题。
调查的内容应包括对方的资金规模、经营实力、领导人素质、产品质量、市场覆盖率、产品质量的稳定性、以外客户的评价;流动资金状况、支付能力、是否涉及重要诉讼。应该注意假象,例如有的企业以履行小额合同以示守信、然后以少量定金、预付款、一期贷款骗取大量发货;或以少量优质货物骗取全部货款,再拖延发货,发次货、杂货。防止对方虚构货源指山卖磨。
3、最大程度的避免合同条款的漏洞。
在履行合同中因产生争议而无法履行合同的原因于合同在订立时含义不清,自相矛盾,条款不明,漏洞百出,还有对方故意在合同中设置陷阱条款,使履行中风险丛生稀里马虎地签订了合同,必遭诈骗,在订立合同时,使条款含义明确,澄清歧意,严谨周密,无懈可击,才能防患于未然,堵塞合同陷阱。
4、严格合同签订形式要件。
签订合同前应让对方出示其营业执照和资质证书;对于对方由其委托代理人签订合同,应让其出示企业的授权书、法定代表人的签章对于合同的每一页,双方都应签字,并且加盖骑缝章。
5、送交服务律师审查。
企业应重视法律顾问的作用,在签订重要合同前宜第一时间送交服务律师进行审查,根据律师提供的法律意见或建议来进行最后合同的文本,一定程度上降低了日后存在的法律隐患。另外,在合同中的履行情况发生变化时也及时通知服务律师,参考其意见来决定下一步如何解决。
6、尽可能使用国家示范文本。
因建筑活动的复杂性及专业性,国家相应的出台了很多建筑领域的示范文本,如常见的建设工程施工合同、建设工程设计合同、建筑工程勘察合同等等,这些文本都是经过多年的建筑实践活动得出的宝贵经验,并且合同条款的设计都站在一个最公平的角度,能有效的保护合同双方的合法利益。
二、规范潜在风险的处理机制
1、最大程度的调解原则。
多数企业一贯以避免诉讼为原则,对于产生的纠纷,应从双方换位的角度,具体分析实际情况,对于企业应该承担的责任,尽量以调解的原则完满的解决问题。
2、力争尽早诉讼。
对于一些历史遗留问题、一些对方严重违约问题、一些损害企业利益的事情,如果经过协商仍然不能解决问题,为保护企业的利益,力争准备最充分的材料交由法律顾问尽快进行诉讼。
3、完善新的合同文本。
如在房地产领域中的个人住房贷款中,很多房地产企业都出现了买受人拒不办理产权及抵押手续,这将严重影响到开发商的合法利益,在个人住房贷款合同中,常出现以下两种情形对开发商产生影响。一是在办理抵押前,买受人向银行不履行还款义务,导致开发商承担连带保证责任。二是具备办理抵押条件时,买受人拒不办理抵押,导致开发商承担连带责任期限增加,甚至无限期延长。
上述情况产生源于开发商与银行签订的合作协议中约定了抵押加阶段性保证条款,如果没有该项条款,银行也不会同意贷款。在此情况下,准备在将来签订的个人住房贷款合同中在律师的指导下采取完善新的合同文本这一法律手段来进行防范。将开发商与银行签订的《合作协议》的相关内容约定在《商品房买卖合同》中及约定明确办理产权及抵押手续的严格时间及法律后果。
三、重视预防措施
1、建立完善的合同管理制度。
(1)建立合同管理制度。为强化合同管理,在总结企业合同管理经验和教训的基础上,按照企业《合同管理规定》的规定,结合企业在合同谈判、起草、审核、会签、履行、委托授权、用印等方面的情况,制定配套制度,完善合同管理,并通过监督检查和考核评比,全面提升合同管理水平。
(2)建立合同履行的跟踪监督制度。对合同履行情况及实施情况进行跟踪监督,及时反馈合同履行情况的最新进展,确保合同各方能够完全、全面的履行合同。
(3)建立合同管理效果的考核评比奖惩制度。把《合同管理规定》的实施状况与企业考核指标挂钩,实施奖惩,推动管理,在企业内部实现合同管理机制完善、管理方式成熟、管理效果明显,以提高企业对外经营的竞争力与诚信度。
合同管理是企业经营中极其重要的一项管理制度,并根据实际情况制订合同签订办法、签订流程、建设合同审查制度、审核制度、汇报制度等等。并有专人负责。
合同签订中应最大程度的使用示范文本,减少法律风险,根据实际情况设计最完善的合同条款。
2、规范经营、守法经营。
要依法运营,如禁止与没有建筑资质的企业签订合同,禁止进行企业借贷或逃避税金等等,规范运作,不能省略重要环节。
3、加强员工素质教育。
定期对员工进行培训与教育,树立企业主人翁姿态,爱护企业、维护企业形象。进行法制宣传,培养法律意识。
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